Lorsque l’on cherche à connaître la différence entre deux termes souvent employés de manière interchangeable par le plus grand nombre, le premier réflexe est de se tourner vers les dictionnaires de langue. Cette solution donne toutefois rarement des résultats probants pour les termes modernes à connotation technologique. C’est d’ailleurs le cas pour la numérisation et dématérialisation. Nous allons, par conséquent, tenter de vous fournir une définition plausible pour ensuite vous ressortir leur différence.
La numérisation, c’est quoi exactement ?
On entend par la numérisation, c’est l’acte de rendre numérique un document au support papier. Pour ce faire, vous devez passer au scanner connecté sur ordinateur le papier pour ensuite l’enregistrer dans celui-ci sous une version numérique. Dans la plupart des cas, on opte pour le format numérique PDF, JIPEG ou TIFF selon la nature du document en question. Le document ainsi numérisé offre une grande facilité de stockage ou d’archivage ainsi qu’une rapide accessibilité des recherches. Il sera également à l’abri de risques d’intempéries et de tout autre effet du temps.
La numérisation est l’acte de convertir en version numérique les vidéos et audio sous des formats analogiques. La numérisation d’une vidéo ou d’une bande sonore est le plus souvent une décision motivée soit par l’augmentation de la longévité soit pour des raisons économiques afin de pouvoir la rendre accessible sur internet. Dans le monde du cinéma et de la comédie musicale, on privilégie de plus en plus le format numérique pour non seulement réduire le coût de production mais aussi pour toucher le maximum de consommateurs du monde entier en peu de temps. Grâce à YouTube ou les autres plateformes de streaming, il est possible en effet de toucher des milliers voire des milliers de gens en quelques jours seulement. Alors qu’autrefois, il fallait des mois jusqu’à plusieurs années pour s’offrir le même niveau d’audience.
La dématérialisation, qu’est-ce que c’est ?
La dématérialisation désigne pour sa part tout un processus de transition numérique au sein d’une entreprise. Selon son utilisateur, elle peut désigner l’acte de numériser des documents au format papier, mais également celui de produire des documents directement au format numérique. En tant que processus, elle signifie également la mise en place d’un système informatique de sécurisation, de stockage, d’échanges et de traitement de ces documents. La dématérialisation vise en effet à améliorer la gestion et l’exploitation des données d’une entreprise de façon à réduire le temps de traitement et à accélérer leur échange entre collègues.
Une facture nativement dématérialisée offre par exemple l’avantage de pouvoir passer sous les yeux de différents niveaux de signataire à l’aide d’un outil d’informations internes pour tomber entre les mains du client en un rien de temps. Ce qui n’est pas le cas d’un document numérisé pour lequel il va falloir utiliser tantôt un scanner tantôt une imprimante ou carrément utiliser un planton ou un coursier pour la déposer de grès en grès aux différents signataires jusqu’au client.
La dématérialisation peut également désigner les échanges dématérialisés entre collaborateurs et partenaires dans un cadre professionnel grâce à des outils informatiques spécialisés. À titre d’exemple, la plateforme Chorus Pro sert d’un lieu d’échange entre les contribuables et le service fiscal français. Tandis que les plateformes de travail et de gestion collaboratifs comme Workplace de Meta, Google Drive, Dropbox et Atlassian fluidifient les échanges d’informations, facilite le suivi des tâches et les interactions entre les collaborateurs travaillant dans un même bureau ou séparément par des milliers de kilomètres de distance.
Numérisation et dématérialisation, différence sur l’avantage et l’inconvénient
D’après ce qui a été dit plus haut, plusieurs points permettent de différencier ces deux termes, à savoir :
- La dématérialisation booste l’image de marque de l’entreprise grâce à l’engagement éco responsable en permettant l’abandon total de l’usage du papier.
- La numérisation utilise encore du papier, c’est-à-dire n’aide pas à rationaliser l’utilisation des ressources rares telles que du bois et de l’eau.
- La dématérialisation permet une économie plus significative dans la gestion de l’entreprise en supprimant certains postes de dépense liés à des échanges et au traitement des données.
- La numérisation ne permet pas un gain de temps dans le traitement des demandes client, tandis que la dématérialisation permet de présenter au client une facture électronique en quelques clics seulement.